Étude de cas : Producteur horticole

Table des Matières

Étape 1 : Diagramme des opérations

Étape 2 : Élaboration du protocole de traçabilité

La Ferme Greenlea est une entreprise familiale de taille moyenne produisant des légumes. Elle vend principalement des produits frais à des chaînes d’épiceries. Le reste des produits sont vendus à de petits transformateurs locaux pour la mise en conserve et la production d’autres produits finis. La Ferme Greenlea s’occupe également d’emballer et de vendre des produits de récolte achetés dans d’autres fermes locales.

Ted Green, le propriétaire de la Ferme Greenlea, respecte le programme de salubrité des aliments sur la ferme élaboré par le Conseil canadien de l’horticulture. Récemment, ses clients ont commencé à lui demander beaucoup de renseignements sur ses pratiques en matière de salubrité des aliments et il a donc décidé d’être proactif et de mettre en œuvre un système de traçabilité au niveau de l’installation. Ted comprend que la mise sur pied de nouvelles mesures de traçabilité dans le cadre de ses activités quotidiennes l’aidera également à contrôler son inventaire et à réaliser d’autres aspects de son entreprise, et même à améliorer sa marge de bénéfices.

Ted a toujours eu une carte de la ferme. Les plantations de chaque variété sont planifiées par champ et par bloc et ces plantations sont « alternées » pour répondre aux besoins anticipés de ses clients. La Ferme Greenlea achète ses graines et ses plants repiqués de quelques sources locales. Ted ou son superviseur des opérations sur le terrain font eux-mêmes une grosse partie de la pulvérisation et de l’épandage des pesticides et des engrais mais ils engagent parfois une entreprise d’épandage à forfait pour appliquer certains des éléments nutritifs.

Les produits récoltés sont apportés directement du champ à une des chambres froides de la conserverie. En général, les cueilleurs placent les produits dans des bacs en plastique et les transportent à la conserverie dans les remorques de la ferme. La Ferme Greenlea s’occupe également de l’emballage pour un certain nombre d’autres producteurs. Lorsqu’une commande est placée, les produits ramassés dans les bacs en plastique sont apportés du champ ou de la chambre froide et vidés dans un réservoir de lavage au début de la ligne d’emballage. Chaque produit est trié par une machine selon la taille et la couleur, puis emballé à la main pour combler chaque commande.

Ted se sert de boîtes imprimées, avec parfois des paniers ou des revêtements intérieurs, pour combler des contrats précis ou des commandes individuelles. Il achète ces emballages de plusieurs fournisseurs locaux. Le produit emballé est placé sur une palette et, s’il n’est pas expédié immédiatement, il est replacé dans la chambre froide jusqu’à l’expédition.

En se préparant à mettre en oeuvre son nouveau système de traçabilité, Ted réalise qu’il doit pouvoir faire un suivi de tous ses intrants, du champ et pendant toute la récolte jusqu’à l’expédition, y compris les produits qu’il emballe pour les autres producteurs. Ceci signifie qu’il doit documenter des données sur le champ, la variété, la quantité, l’emballage, la date de récolte, l’emballage et l’expédition. De plus, il faut tenir des dossiers sur l’épandage des éléments nutritifs et des pesticides. Ted aimhorticoleerait recueillir ses données conformément à la norme Can-Trace pour pouvoir déterminer ce qu’il doit inscrire lors de la réception d’intrants, l’information qui doit être gardée dans les dossiers et les renseignements qui doivent être partagés avec ses clients lors de l’expédition des produits.

La Ferme Greenlea produit plusieurs cultures légumières, dont certaines exigent un traitement et une manipulation assez différents. Ted reconnaît qu’il devra élaborer un protocole distinct pour chaque opération agricole lorsque les processus de récolte, de sauvegarde et de partage des données sont très différents.

Étape 1 : Diagramme des opérations

La première étape consiste à élaborer des diagrammes pour représenter les opérations de votre entreprise. Ces diagrammes fourniront un guide clair des sources d’information sur la traçabilité pour toutes les opérations.

Réfléchissez d’abord aux principales activités qui sont effectuées dans votre entreprise. Dans l’exemple du producteur horticole, il y a plusieurs activités qui se déroulent au sein de l’entreprise (réception des intrants, plantation et épandage, récolte et entreposage, triage et emballage, entreposage et expédition). Dressez une liste de toutes les activités distinctes de l’entreprise et placez-les dans des boîtes séparées sur un organigramme. Numérotez chaque activité pour vous aider à les identifier et à vous y référer dans vos protocoles de traçabilité. Dans le cadre d’une activité, il peut y avoir plusieurs types d’intrants et d’extrants qui sont utilisés et produits et il peut donc y avoir plusieurs façons de recueillir différents types de données. Il peut être nécessaire d’identifier et de séparer ces différents types d’activités afin de pouvoir élaborer des protocoles clairs. Par exemple, la réception d’intrants comprend tous les produits, articles consomptibles et matériels nécessaires pour réaliser les activités qui font partie de l’entreprise. Bien que ces intrants soient tous reçus dans le cadre de la même activité, différents employés peuvent gérer chaque intrant et les données peuvent être saisies et conservées différemment. La décision d’élaborer ou non des protocoles distincts pour chaque type d’activité reviendra aux gestionnaires.

Sous chaque activité, énumérez tous les intrants et les extrants qui seront utilisés. Les intrants sont tous les produits, articles consomptibles et matériels nécessaires pour réaliser les activités dans le cadre de chaque opération. Les extrants sont les travaux en cours ou les produits et sous-produits finis provenant des activités de chaque opération. Généralement, les extrants d’une activité sont les intrants d’une autre activité.

Ferme Greenlea – Diagramme des opérations A

Ferme Greenlea – Diagramme des opérations B

Étape 2 : Préparation du protocole de traçabilité

Un protocole de traçabilité se compose d'une série de procédures indiquant au personnel de l'exploitation comment recueillir et enregistrer les données relatives à la traçabilité. Les protocoles doivent suivre un modèle standard adapté à votre exploitation.

Pour chacune des activités figurant dans le diagramme des opérations de l'étape 1, vous devez suivre les directives ci-dessous en élaborant votre protocole.

1. Désigner le type d'activité par son nom
2. Décrire brièvement l'activité réalisée.
3. Préciser qui est chargé de l'activité et a la responsabilité de recueillir et d'enregistrer les données relatives à la traçabilité.
4. Indiquer ce qui est fait dans le cadre de chaque activité pour recueillir les données relatives à la traçabilité et où les données sont conservées.
5. Préciser tous les renseignements qui sont recueillis à chaque étape.
   

Pour faire en sorte que toutes les données nécessaires soient recueillies pour chaque activité, vous pouvez vous servir de la norme Can-Trace, qui indique ce qu'il faut recueillir, conserver et distribuer. Cette norme a été mise au point pour aider à définir les données minimales nécessaires afin d'assurer la traçabilité jusqu'à l'échelon suivant, en aval et en amont. Autrement dit, elle permet de suivre la trace des produits reçus des fournisseurs et de ceux expédiés aux clients. S'il est vrai que la norme Can-Trace sert avant tout à gérer les données entre les fournisseurs et leurs clients, elle peut aussi faciliter la gestion de l'information entre les activités de votre exploitation. Il est ainsi plus facile de recueillir, de conserver et de transmettre toutes les données nécessaires relatives à la traçabilité à l'intérieur de votre exploitation agricole.

À l'aide de la norme Can-Trace, déterminez les renseignements à recueillir dans votre système de traçabilité pour avoir toutes les données qu'exige la norme. Par exemple, comme numéro de lot, vous pouvez indiquer le numéro de lot attribué au produit par le fournisseur ou créer votre propre numéro. Il est souvent plus facile d'inclure des échantillons de documents (p. ex. des factures, des feuilles de production, des registres de réception et d'expédition, etc.) pour bien montrer que toutes les données exigées par la norme Can-Trace sont recueillies, conservées et transmises.

À noter que c'est le protocole de traçabilité - une série de procédures indiquant comment fonctionne votre système de traçabilité - qui sera votre produit fini. Vous utiliserez ce protocole pour former vos employés et leur expliquer leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne le système de traçabilité de votre exploitation. Il reposera sur un ensemble de documents qui évolueront et qui nécessiteront des mises à jour à mesure que votre entreprise se transformera, tout comme n'importe quelle autre procédure.

Il ne faut pas oublier que les exemples fournis ici ont été pensés en fonction d'une entreprise fictive de production horticole. Le nombre d'étapes peut donc varier comparativement à une entreprise de transformation des viandes ou d'élevage de bétail.

Protocole de traçabilité

• Réception et expédition - Activité : réception et entreposage
• Ferme - Activité : plantation et épandage
• Ferme - Activité : récolte et entreposage
• Conserverie - Activité : réception des produits achetés
• Conserverie - Activité : triage et emballage
• Conserverie - Activité : entreposage et expédition

Réception et expédition
Activité : réception et entreposage

Description : Recevoir (a) les intrants agronomiques (engrais, pesticides, compost, fumier), (b) les plants repiqués et les graines, et (c) le matériel d’emballage, et les entreposer.

Personne responsable : Superviseur des opérations sur le terrain

Pour tous les intrants :

1. Lorsque des commandes sont placées, mettre à jour le nom et les coordonnées du fournisseur dans le logiciel Quickbooks.
2. Lorsque les commandes arrivent, confirmer le contenu en comparant le connaissement et le bon de commande original pour vous assurer que les bons produits ont été reçus.
3. Inscrire les numéros de lot de chaque intrant sur le connaissement s’ils ne sont pas déjà indiqués.
4. Après avoir vérifié le contenu, initialer le connaissement et le classer dans le dossier des commandes reçues gardé dans le bureau local.

• Intrants agronomiques

Lorsque les engrais et les pesticides sont ramassés directement chez le fournisseur, signer les reçus et les classer dans le dossier des commandes reçues.

Apporter les produits reçus au lieu d’entreposage approprié, tel qu’indiqué sur le croquis des bâtiments (formulaire A du manuel sur la salubrité des aliments à la ferme).

Lorsque des intrants agronomiques sont entreposés, préciser la quantité et le nom sur la liste d’inventaire affichée à l’endos de la porte du lieu d’entreposage des pesticides ou des engrais/graines.

Lorsque du compost est reçu, s’assurer qu’une lettre d’assurance a été reçue avec le compost ou qu’une lettre a été versée dans le dossier du fournisseur pour l’année courante (une nouvelle lettre doit être reçue chaque année de chaque fournisseur).

Le fumier sera livré directement dans la zone d’entreposage. S’assurer qu’il est entreposé de façon appropriée (au bon endroit).

• Plants repiqués et graines

Lorsque les plants repiqués sont ramassés directement chez le fournisseur, signer les reçus, inscrire la date de plantation sur les reçus et les classer dans le dossier des commandes reçues.

Placer les plants repiqués et/ou les graines dans le lieu d’entreposage approprié, tel qu’indiqué sur le croquis des bâtiments (formulaire A du manuel sur la salubrité des aliments à la ferme).

Étiqueter les plants repiqués et/ou les graines en précisant la variété et la date de réception pour identifier le lot.

• Matériel d’emballage

Placer les produits reçus dans les lieux d’entreposage appropriés, tel qu’indiqué sur le croquis des bâtiments (formulaire A du manuel sur la salubrité des aliments à la ferme). Lorsque le matériel d’emballage est entreposé, préciser la quantité et le nom des produits sur la liste d’inventaire affichée sur la porte de l’entrepôt.

Description : Mise à jour hebdomadaire des listes d’inventaire électroniques des intrants agronomiques

Personne responsable : Superviseur des opérations sur le terrain

Prendre les listes d’inventaire affichées dans les lieux d’entreposage des pesticides et des engrais/graines et dans l’entrepôt, et inscrire les renseignements suivants sur la feuille de calcul électronique Excel qui se trouve dans l’ordinateur du bureau du superviseur des opérations sur le terrain :

1. Nom commercial du produit
2. Numéro d’enregistrement du produit antiparasitaire (EPA) si le produit est un pesticide
3. Numéro de lot et quantité entreposée

Répéter cette étape jusqu’à ce que tout l’inventaire soit bien entré dans le système.

Information Can-Trace :	Ce que nous utiliserons :
Numéro de lot	No de lot du fournisseur (étiquette/bordereau d’emballage)
Identificateur du produit	Produit et variété
Description du produit	Produit et variété
Date de réception	Date sur le document d’expédition des semis
Ident. du lieu de provenance	Adresse sur le document d’expédition
Identification de la cargaison	Numéro sur le document d’expédition
Identification de l’expéditeur	Nom sur le document d’expédition
Quantité	Nombre de sacs ou de plateaux; poids de chaque sac inscrit sur l’étiquette du sac ou le document d’expédition; nombre de semis par plateau
Unité de mesure	Nombre; kilogrammes




Ferme
Activité : plantation et épandage

Description : Planter les graines/plants repiqués et épandre les intrants agronomiques (engrais, pesticides, fumier, compost)

Personne responsable : Superviseur des opérations sur le terrain

1. Lors de la plantation, sortir les graines ou les plants repiqués du lieu d’entreposage (le cas échéant). Inscrire les numéros de lot des graines, les dates de plantation, le produit et la variété dans chaque champ et bloc sur des cartes de champs à jour.
2. Lorsque des pesticides et des engrais commerciaux sont sortis de leur lieu d’entreposage, rayer ces produits sur les listes d’inventaire qui sont affichées à l’endos de la porte du lieu d’entreposage.
3. Lorsque des intrants agronomiques sont épandus, inscrire les renseignements suivants sur les formulaires appropriés pour chaque type d’intrant, conformément au tableau ci-dessous :
   
   

   Intrant agronomique	Renseignements requis	Formulaire utilisé
   Engrais commerciaux	•Nom de l’épandeur •Date d’épandage •Numéro du champ •Taux d’épandage •Mélange •Numéro du lot (sur le sac)	Registre d’intrants agronomiques (formulaire H2)
   Pesticides	•Nom de l’épandeur (signature) •Date d’épandage •Numéro du champ •Taux d’épandage •Marque de commerce •Numéro EPA •Date de récolte permise la plus proche •Numéro du lot (sur le contenant)	Registre d’intrants agronomiques (formulaire H1)
   Fumier, compost	•Nom de l’épandeur (signature) •Date d’épandage •Numéro du champ •Taux d’épandage •Produit épandu et type (comme fumier de cheval) •Date de récolte permise la plus proche (fumier seulement) •Numéro du lot (si applicable)	Registre d’intrants agronomiques (formulaire H2)

4. Si des produits sont épandus à forfait, vérifier les factures de l’entreprise à forfait pour vous assurer que les renseignements requis sont inclus.
5. Initialer le reçu de l’épandage à forfait et le verser dans le dossier de l’entreprise à forfait qui est gardé dans le bureau du superviseur des opérations sur le terrain.

Ferme
Activité : récolte et entreposage

Description : Récolter les produits et les entreposer

Personne responsable : Superviseur des opérations sur le terrainain

Avant la récolte, ramasser des bacs propres dans le lieu d’entreposage des bacs propres (voir le croquis des bâtiments), les charger dans une remorque et les apporter dans les champs appropriés.

Pendant la récolte, inscrire manuellement le produit, la variété, la date de récolte, la quantité récoltée et le champ ou bloc sur le formulaire de récolte et d’entreposage des produits (formulaire P du manuel sur la salubrité des aliments à la ferme).

Le formulaire P est gardé sur une planchette à pince dans le bureau du superviseur des opérations sur le terrain. Lorsque le formulaire P est rempli, le signer et le dater au bas du formulaire et le classer dans le dossier sur la salubrité des aliments à la ferme (également gardé dans le bureau du superviseur des opérations sur le terrain).

Transporter le produit récolté dans la chambre froide réservée aux produits récoltés (chambre A) de la conserverie.

Dans la conserverie, inscrire le numéro du champ et la date de récolte sur un autocollant jaune et l’attacher à chaque bac; ceci devient le numéro de lot du produit récolté. Le numéro de champ et la date de récolte devraient être inscrits de la façon suivante : 06-08-09 (numéro de champ-mois-jour).

Conserverie
Activité : réception des produits achetés

Description : Recevoir les produits achetés

Personne responsable : Expéditeur/réceptionnaire

Lorsqu’un produit acheté arrive, vérifier le contenu en le comparant avec le connaissement et la commande originale pour s’assurer que les bons produits ont été reçus. Une liste des producteurs avec leurs coordonnées et leur numéro de producteur est affichée dans le bureau du superviseur de la conserverie. S’assurer également que les produits et l’emballage sont propres et en bon état et que les étiquettes sont lisibles.

Inscrire sur des autocollants verts le numéro du producteur et assigner un numéro de lot qui correspond au numéro du champ et à la date de récolte. Le numéro de champ et la date de récolte devraient être inscrits de la façon suivante : 06-08-19 (numéro de champ-mois-jour). Attacher un autocollant sur chaque bac.

Inscrire les numéros de lot sur le reçu. Donner un exemplaire du reçu au producteur et en garder un exemplaire dans le dossier des produits récoltés reçus qui est conservé dans le bureau du superviseur de la conserverie.

Entreposer les produits récoltés portant un autocollant dans la chambre froide réservée à cet effet (chambre A).

Conserverie
Activité : triage et emballage

Description: Sortir les produits récoltés du lieu d’entreposage; les laver, les trier et les emballer; replacer les produits emballés dans le lieu d’entreposage

Personne responsable : Travailleurs dans la conserverie

Lorsqu’une commande est placée, entrer le produit/la variété, la quantité requise et l’emballage requis dans l’ordinateur qui se trouve dans le bureau de la conserverie.

Choisir le produit approprié dans la chambre froide en tenant compte de la variété et du type de produit ainsi que de la date de péremption la plus rapprochée sur les étiquettes des bacs (autocollants). Avec un chariot élévateur à fourches, sortir le produit récolté de la chambre froide A et l’apporter au poste de vidage qui se trouve au début de la ligne d’emballage. Entrer le numéro du producteur, le numéro de lot et les renseignements sur le produit/la variété indiqués sur l’étiquette du bac dans l’ordinateur situé au poste de vidage. Si le bac a un autocollant jaune, le produit a été cultivé sur la ferme et n’aura pas un numéro de producteur. Utiliser le numéro de code 01 pour tous les bacs qui ont un autocollant jaune.

Sortir l’emballage requis du lieu d’entreposage, vérifier l’étiquette sur les palettes et utiliser le matériel qui a la date de péremption la plus rapprochée.

L’ordinateur crée un identificateur d’emballage et imprime des étiquettes collantes qui sont placées sur chaque caisse. Lorsqu’une caisse arrive au bout de la ligne d’emballage, s’assurer qu’elle est bien étiquetée et la déposer sur la palette.

Lorsqu’une palette est pleine, l’entourer d’un emballage rétrécissable et l’apporter avec un chariot élévateur à fourches jusqu’à la chambre froide des produits finis (chambre B). La palette restera là jusqu’à son expédition.

Les produits rejetés qui iront ailleurs sont enlevés de la bande transporteuse et déposés dans des paniers en plastique. Inscrire le numéro du producteur et la date d’emballage sur un autocollant et l’attacher sur le panier supérieur de la palette. À la fin de la journée, transporter les produits rejetés à la ferme voisine pour nourrir les cochons. Garder les autocollants dans un dossier au bureau de la conserverie pour garder les renseignements sur les produits rejetés chaque jour.

Conserverie
Activité : entreposage et expédition

Description : Charger le produit dans le camion et l’expédier

Personne responsable : Personne en charge des ventes et de l’expédition

Remplir la liste de ramassage pour chaque commande en se servant de l’ordinateur dans le bureau de la conserverie. Choisir le produit dans la chambre froide qui correspond à la commande avec l’identificateur d’emballage et l’étiquette fixés à chaque caisse. Avec un charriot élévateur à fourches, sortir le produit emballé de la chambre froide B et l’apporter à la plate-forme de chargement.

Lorsque le produit est prêt à l’expédition, un camion lui est assigné. Inspecter le camion pour s’assurer qu’il est propre.

Placer le produit dans le camion.

Vérifier le contenu du camion en le comparant avec la commande.

Inscrire les renseignements d’expédition : produit/variété, emballage, quantité, destination, numéro de camion, date d’expédition et identificateur d’emballage, dans le logiciel Quickbooks, puis imprimer un connaissement. Donner le connaissement au chauffeur du camion.

Information Can-Trace :	Ce que nous utiliserons :
Numéro de lot de l’extrant	Ident. d’emballage
Identificateur du produit	Numéro UAP du produit
Description du produit	Description du produit
Date d’expédition	Date où la commande a été ramassée et expédiée
Ident. du lieu de provenance	Nom et adresse de l’entreprise
Identification de la cargaison	Numéro de commande du client
Identification de l’expéditeur	Nom et adresse de l’entreprise
Ident. du lieu de destination	Nom et adresse du client (destination)
Identification du destinataire	Numéro du client
Quantité	Nombre de palettes expédiées
Unité de mesure	Nombre

Annexe A

Table des Matières